A medida que la vida cotidiana se ha ido haciendo más compleja y nos hemos rodeado de un entorno laboral complejo (maquinaria, ordenadores, coordinación con otras partes del mundo, compañeros cada vez más distintos…), nuestra capacidad organizativa ha sido sometida cada vez más a mayores demandas. El resultado ha sido que nuestra productividad se ha visto resentida en la medida en que nuestra capacidad mental se ha visto saturada. Postergación de tareas, estrés y retrasos son algunos de los resultados que padecemos a diario.
Afortunadamente, también hemos sido capaces de desarrollar metodologías para ayudarnos a enfrentar mejor estos nuevos desafíos. Una de ellas es la conocida como GTD (Get Things Done, hacer las cosas, traducido al español como Organízate con eficacia), basada en el libro del mismo nombre del consultor de productividad David Allen. El sistema va más allá de la mera gestión de actividades y tiene en cuenta el elemento esencial por el que triunfa o fracasa cualquier plan: el nivel de estrés y la capacidad para tomar decisiones.
El principio fundamental del sistema GTD consiste en no dejar ninguna tarea pendiente en la cabeza, en tener la memoria vacía. Esto lo consigue a través de una serie de listas de confianza en las que vayamos anotando las tareas e ideas que se nos vayan ocurriendo según su urgencia y a qué esfera de nuestra vida correspondan. De este modo, liberamos nuestra mente de todas las tareas pendientes que, al no estar cerradas, nos siguen quitando espacio mental. Una vez hemos filtrado las tareas, el siguiente paso es tomar una decisión sobre ellas: cuándo las realizaremos, de qué manera o anotar alguna información al respecto. El último paso (en realidad son cinco, estrechamente relacionados) consiste en revisar nuestra ejecución del método e introducir los ajustes necesarios para que siga funcionando a la perfección.
Este sistema se esta volviendo muy popular y existen aplicaciones disponibles para cualquier sistema operativo basadas en su método. Lo esencial es lograr tenerlo todo bajo control.
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